Materi X E-Pembinaan Action Plan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.    Latar Belakang

Guru merupakan komponen determinan dalam penyelenggaraan
pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan menempati posisi
kunci dalam Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas). Dampak kualitas
kemampuan professional dan kinerja guru bukan hanya akan
berkontribusi terhadap kualitas lulusan yang dihasilkan (output)
melainkan juga akan berlanjut pada kualitas kinerja dan jasa para
lulusan tersebut (outcome) dalam pembangunan, yang pada gilirannya
kemudian akan besar pengaruhnya terhadap kualitas peradaban dan
martabat hidup masyarakat, bangsa serta umat manusia pada
umumnya. Guru juga merupakan salah satu komponen mikrosistem
pendidikan yang sangat strategis dan banyak mengambil peran di dalam
proses pendidikan secara luas, khususnya dalam pendidikan
persekolahan, sehingga untuk mewujudkan mutu pendidikan maka
peran dan kinerja guru harus baik, semangat, mempunyai motivasi yang
tinggi dan professional dalam melaksanakan tugas dan tanggung
jawabnya.

Melalui Diklat Manajemen Sekolah bagi Kepala para Sekolah,
diharapkan mampu mengelola SDM Guru dan Siswa secara Profesional
menuju Sekolah yang bermartabat dan berdaya Guna. Untuk itu perlu
para Kepala Sekolah perlu memahami bagaimana merancang kegiatan
yang visioner dan Inovatif dalam bentuk Action Plan. Rencana yang
akan dilakukan atau lebih dikenal dengan action plan diperlukan untuk
dapat memetakan apa yang harus dilakukan demi mencapai target yang
telah ditetapkan.

1.         Kompetensi Dasar

Setelah selesai mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu
menerapkan Kompetensi Kepala Sekolah dalam menjalankan
tugas dan perannya sebagai Kepala Sekolah dengan
mengimplementasikan Manajemen Berbasis Sekolah serta mampu
menyusun action plan dengan benar.

2.         Indikator Hasil Belajar

Setelah pembelajaran ini, peserta dapat menjelaskan hal-hal yang
berkaitan action plan dan dapat menysusun action plan yang
berisikan internailsasi nilai-nilai sekolah, yang dirumuskan sebagai-
berikut:

a.	Memahami konsep dasar action plan	dalam	manajemen
	sekolah.
b.	Membuat action plan yang efektif.
c.	Mengimplementasikan konsep PDCA	dalam	penyusunan
	action plan.

Mata diklat ini membahas tentang latar belakang, konsep dasar action
plan dalam manajemen sekolah, bagaimana membuat action plan yang
efeftif dan memanfaatkan plan-do-check-action (PDCA) dalam menyusun
action plan.

1.4.    Manfaat Modul Bagi Peserta

Modul ini membekali para peserta Diklat Manajemen Sekolah dalam
merancang dan membuat action plan di lingkungan sekolah sesuai
dengan teori dan contoh tatacara penyusunan sehingga menghasilkan
action plan yang efektif dan efisien.

1.5.    Petunjuk penggunaan Modul Action Plan

Agar proses pembelajaran mata Diklat Action Plan dapat berjalan
lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai secara baik, maka
disarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1.         Bacalah secara cermat dan pahami indikator hasil belajar (tujuan
pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab, karena indikator
belajar memberikan tujuan dan arah. Indikator belajar menetapkan
apa yang harus Anda capai.

2.         Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari pendahuluan
sampai dengan penutup. Bangunlah semangat diskusi dalam forum
e-learning yang disediakan.

3.         Catatlah kata-kata kunci yang dianggap penting, atau kosa kata
yang kurang dipahami. Kemudian, lihat penjelasannya pada bagian
glosarium atau cari definisinya dari kamus ataupun ensiklopedia.

4.         Untuk memperluas wawasan dan memperdalam pemahaman,
pelajari sumber-sumber lain yang relevan atau lakukan diskusi
dengan narasumber dan atau teman sejawat.

5.         Kerjakan soal-soal latihan yang tersedia pada setiap kegiatan
belajar, jika ada kesulitan, konsultasikan kepada narasumber atau
diskusikan dengan teman sejawat.

6.         Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata diklat ini tergantung
pada kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara
mandiri/kelompok. Untuk belajar mandiri, Anda dapat
berkomunikasi dengan narasumber maupun komunitas diklat
Manajemen Sekolah itu sendiri.

BAB II

KONSEP DASAR

ACTION PLAN DALAM MANAJEMEN SEKOLAH

2.1.    Apa itu Action Plan ?

Bila Saudara akan melakukan suatu kegiatan apa yang perlu
dipersiapkan? Tentunya saudara akan mempersiapkan programnya
dahulu. Mengapa demikian karena suatu kegiatan baik formal maupun
informal sangat penting untuk dibuat programnya terlebih dahulu.
Sekolah merupakan salah satu lembaga formal yang melaksanakan
kegiatan formal dan diatur oleh pemerintah dalam hal ini Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan (Kebijakan pembangunan kebudayaan
(2017), yaitu meningkatkan pemahaman publik akan arti penting dari
nilai-nilai luhur sejarah dan budaya bangsa dan relevansinya bagi
kehidupan masakini di berbagai sektor, dan bekerjasama dengan
berbagai kementerian dan lembaga baik dalam negeri dan lembaga
negara lain untuk meningkatkan toleransi dan meredam kekerasan
sektarian.

Kemudian meningkatkan pendidikan seni dan budaya sejak usia dini dan
menyediakan sarana dan prasarana kesenian baik untuk keperluan
produksi maupun apresiasi, mengembangkan sistem registrasi dan
pengelolaan warisan budaya yang efektif, membuka pusat-pusat
kegiatan seni dan budaya (rumah budaya) di daerah pinggiran,
meningkatkan promosi budaya antar daerah, mengembangkan indeks
pembangunan manusia (IPM/HDI) untuk mengukur pencapaian
pembangunan manusia di bidang kebudayaan.

Dengan program yang terarah maka semua kegiatan-kegiatan akan
terarah pula pada akhirnya pengelolaan sekolah tidak menyimpang dari
prinsip-prinsip manajemen. Suatu kegiatan akan dapat dilaksanakan
dengan baik dan mencapai sasaran jika sebelumnya dilakukan suatu

perencanaan yang matang. Tidak terkecuali dalam dunia pendidikan,
dimana menyusun perencanaan sebagai langkah awal akan cukup
diperhitungkan guna mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Setiap sekolah perlu memiliki program tahunan yang logis dan
proporsional, artinya program yang dapat dicapai minimal pada satu
tahun. Dengan adanya program, maka kegiatan-kegiatan akan terarah
sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen. Program kegiatan sekolah
mengacu pada kurikulum yang berlaku, disamping juga Surat-Surat
Keputusan Kepala Dinas Pendidikan. Dengan demikian program
tahunan ini disusun dengan menggunakan acuan-acuan dasar hukum.

Membuat action plan atau rencana aksi adalah langkah awal yang
mutlak dilakukan jika kita ingin melakukan perubahan. Lantas, kenapa
membuat action plan bisa menjadi demikian penting? Dan apa saja
langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam membuat action plan yang
baik? Mari kita simak penjelasan penulis selanjutnya. Action plan sendiri

a

setidaknya harus memenuhi 5 kriteria SMART ^[1] . Yakni Specific,
Measurable, Achieveable, Realistic, Timebound. Mengapa perlu
memenuhi 5 kriteria di atas? Tentunya karena rencana perubahan yang
kita buat akan sia-sia tanpa adanya kelima hal tersebut. Bayangkan jika
kita harus membuat perubahan atas masalah yang tidak jelas atau tidak
spesifik. Bayangkan jika kita harus membuat perubahan atas rencana-
rencana tanpa ada tolok ukur keberhasilan yang pasti. Bayangkan jika
kita harus membuat perubahan yang sudah nyata-nyata tidak mungkin
diubah. Bayangkan jika kita harus membuat perubahan yang imajiner
tanpa dilandasi realita sekitar. Bayangkan jika kita harus membuat
perubahan tanpa ada batasan waktu atas goal yang ingin kita capai.
Jadi kesimpulannya, kelima kriteria di atas akan membantu
mengarahkan kita membuat perubahan sosial melalui action plan yang
matang sehingga jelas nantinya akan seperti apa.

Action plan sangat penting dibuat di awal karena dari situlah kita dapat
mem-break     down berbagai goal atau tujuan utama yang

1

Sumber : https://gurukreatif.wordpress.com/2013/09/12/panduan-membuat-action-plan-di-sekolah/

menjawab problem statement, objektif, aktivitas, hingga tasks alias
eksekusi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan terkait perubahan yang
akan kita lakukan. Dari action plan pula, kita akan memiliki arah yang
jelas atas awal dan akhir perubahan tersebut. Action plan juga bisa
merepresentasikan proses perubahan yang dinamis, Jika diperlukan kita
juga dapat mengakomodasi perubahan saat informasi baru muncul.
Dengan demikian yang dimaksud dengan Action Plan adalah merupakan
aktivitas kerja baru yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Action
plan juga bisa berupa program improvement yang belum pernah
dilakukan sebelumnya untuk mengatasi kelemahan sistem yang ada.

Mengacu pada gambar di atas, masalah terbesar dari suatu organisasi/
perusahaan dalam menjalankan suatu action plan adalah:

1.         Kekurangpahaman akan konsep tersebut di atas, tidak ada
pemisahaan antara pekerjaan rutin dengan action plan.

2.         Banyak organisasi/perusahaan yang terjebak dengan rutinitas,
sehingga tidak ada waktu untuk mengerjakan suatu action plan.
Organisasi/ Perusahaan terjebak dengan rutinitas dikarenakan
beberapa hal seperti:

a. Untuk mengerjakan pekerjaan rutin saja, waktunya sudah
tidak cukup (sudah pulang malam)

Pekerjaan rutin tidak bisa ditunda sedangkan activity plan bisa
ditunda, akhirnya prioritas jatuh pada pekerjaan rutin

c.         Kurang orang

d.         dan lain sebagainya

Action plan dibuat tentunya didasarkan atas permasalahan sosial yang
terjadi. Permasalahan ini kita sebut sebagai problem statement. la harus
mampu mewakili atau menjelaskan apa masalah yang menjadi dasar
perubahan sosial yang akan kita lakukan. Problem statement harus
dibuat secara spesifik. Artinya kita memiliki masalah yang jelas untuk
diselesaikan. Kriteria spesifik di sini salah satunya meliputi objek riil yang
kita tuju. Misalnya kita ingin mengurangi angka drop out siswa di sekolah
pada salah satu kelurahan. Kalau demikian halnya berarti harus jelas,
apa nama kelurahannya dan berapa jumlah penduduk yang drop out di
kelurahan tersebut. Intinya, problema sosial yang kita tuliskan harus
nyata dan sesuai dengan kondisi lapangan. Hal itu umumnya tidak
terlalu sulit dilakukan dalam pembuatan action plan karena pada
dasarnya masalah sosial yang terjadi di masyarakat dapat dianalisa
dengan mudah. Dari situlah kekhususan masalah sosial secara otomatis
ada. Namun yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menuliskan
permasalahan nyata di sekolah tersebut ke dalam satu kalimat yang
mewakili kekhususannya.

Setelah kita membuat problem statement, langkah berikutnya
adalahmenentukan goal atau tujuan utama. Goal harus mampu
menjawab problem statement. Karena masih berupa tujuan utama maka
tidak perlu dibuat terlalu detil. Hal ini perlu untuk membedakannya
dengan objektif. Objektif adalah hasil breakdown dari goal. Sehingga
sifatnya jauh lebih spesifik dan jumlahnya sudah tentu lebih dari satu.
Objektif inilah yang nantinya akan kita jadikan acuan untuk membuat
rencana aktivitas pendukung action plan. Ibaratnya, objektif adalah suatu
dahan sementara berbagai aktivitas misalnya berupa program kerja
komunitas adalah ranting-rantingnya. Ranting-ranting aktivitas
diharapkan dapat dieksekusi secara maksimal dalam bentuk tasks atau
tugas-tugas. Jika tasks mampu dijalankan dengan baik maka secara
otomatis menghasilkan aktivitas yang maksimal. Aktivitas yang maksimal
inilah yang akan mendukung tercapainya berbagai objektif. Jika sekian
banyak objektif yang ditetapkan di awal dapat kita capai maka sudah
tentu goal utama sebagai jawaban atas problem statement kita tercapai.
Selanjutnya mari kita lihat alur pikir penyusunan Action Plan berikut :

2.2.    Pengertian Manajemen Sekolah

Dalam konteks pendidikan, memang masih ditemukan kontroversi dan
inkonsistensi dalam penggunaan istilah manajemen. Di satu pihak ada
yang tetap cenderung menggunakan istilah manajemen, sehingga
dikenal dengan istilah manajemen pendidikan. Di lain pihak, tidak sedikit
pula yang menggunakan istilah administrasi sehingga dikenal istilah
adminitrasi pendidikan. Dalam studi ini, penulis cenderung untuk
mengidentikkan keduanya, sehingga kedua istilah ini dapat digunakan
dengan makna yang sama.

Selanjutnya, di bawah ini akan disampaikan beberapa pengertian umum
tentang manajemen yang disampaikan oleh beberapa ahli. Dari Kathryn .
M. Bartol dan David C. Martin yang dikutip oleh A.M. Kadarman SJ dan
Jusuf Udaya (1995) memberikan rumusan bahwa :
"Manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan - tujuan organisasi
dengan melakukan kegiatan dari empat fungsi utama yaitu
merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin
(leading), dan mengendalikan (controlling). Dengan demikian,
manajemen adalah sebuah kegiatan yang berkesinambungan”.

Sedangkan dari Stoner sebagaimana dikutip oleh T. Hani Handoko
(1995) mengemukakan bahwa:

"Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi
dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”.

Secara khusus dalam konteks pendidikan, Djam’an Satori (1980)
memberikan pengertian manajemen pendidikan dengan menggunakan
istilah administrasi pendidikan yang diartikan sebagai "keseluruhan
proses kerjasama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan
materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang
telah ditetapkan secara efektif dan efisien”. Sementara itu, Hadari
Nawawi (1992) mengemukakan bahwa "administrasi pendidikan sebagai
rangkaian kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha
kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara
sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu terutama berupa
lembaga pendidikan formal”.

Meski ditemukan pengertian manajemen atau administrasi yang
beragam, baik yang bersifat umum maupun khusus tentang
kependidikan, namun secara esensial dapat ditarik benang merah
tentang pengertian manajemen pendidikan, bahwa : (1) manajemen
pendidikan merupakan suatu kegiatan; (2) manajemen pendidikan
memanfaatkan berbagai sumber daya; dan (3) manajemen pendidikan
berupaya untuk mencapai tujuan tertentu.

Dikemukakan di atas bahwa manajemen pendidikan merupakan suatu
kegiatan. Kegiatan dimaksud tak lain adalah tindakan-tindakan yang
mengacu kepada fungsi-fungsi manajamen. Berkenaan dengan fungsi-
fungsi manajemen ini, H. Siagian (1977) mengungkapkan pandangan
dari beberapa ahli, sebagai berikut:

Menurut G.R. Terry terdapat empat fungsi manajemen, yaitu :

(1)     planning (perencanaan)

(2)     organizing (pengorganisasian);

(3)     actuating (pelaksanaan); dan

(4)     controlling (pengawasan).

Sedangkan menurut Henry Fayol terdapat lima fungsi manajemen,
meliputi :

(1)     planning (perencanaan);

(2)     organizing (pengorganisasian);

(3)     commanding (pengaturan);

(4)     coordinating (pengkoordinasian); dan

(5)     controlling (pengawasan).

Sementara itu, Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel mengemukakan lima
fungsi manajemen, mencakup :

(1)     planning (perencanaan);

(2)     organizing (pengorganisasian);

(3)     staffing (penentuan staf);

(4)     directing (pengarahan); dan

(5)     controlling (pengawasan).

(1)     planning (perencanaan);

(2)     organizing (pengorganisasian);

(3)     staffing (penentuan staf);

(4)     directing (pengarahan);

(5)     coordinating (pengkoordinasian);

(6)     reporting (pelaporan); dan

(7)     budgeting (penganggaran).

Untuk memahami lebih jauh tentang fungsi-fungsi manajemen
pendidikan, di bawah akan dipaparkan tentang fungsi-fungsi manajemen
pendidikan dalam perspektif persekolahan, dengan merujuk kepada
pemikiran G.R. Terry, meliputi:              (1) perencanaan (planning);(2)

pengorganisasian (organizing); (3) pelaksanaan (actuating) dan (4)
pengawasan (controlling).

1.       Perencanaan (planning)

Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan
tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan
tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan
David L. Kurtz (1984) bahwa: planning may be defined as the
proses by which manager set objective, asses the future, and
develop course of action designed to accomplish these objective.
Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa :

" Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan
organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek,
program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak
terlibat dalam fungsi ini.”

Arti penting perencanaan terutama adalah memberikan kejelasan
arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat
diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin. T.
Hani Handoko mengemukakan sembilan manfaat perencanaan
bahwa perencanaan:          (a) membantu manajemen untuk

menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan; (b)
membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah
utama; (c) memungkinkan manajer memahami keseluruhan
gambaran; (d) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;
(e) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi; (f)
memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai
bagian organisasi; (g) membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan
lebih mudah dipahami; (h) meminimumkan pekerjaan yang tidak
pasti; dan (i) menghemat waktu, usaha dan dana.

Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan
langkah-langkah pokok dalam perencanaan, yaitu :

1)   . Penentuan tujuan dengan memenuhi persyaratan sebagai

berikut: (a) menggunakan kata-kata yang sederhana, (b)
mempunyai sifat fleksibel, (c) mempunyai sifat stabilitas, (d)
ada dalam perimbangan sumber daya, dan (e) meliputi semua
tindakan yang diperlukan.

2)   . Pendefinisian gabungan situasi secara baik, yang meliputi

unsur sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber
daya modal.

3)   . Merumuskan kegiatan yang akan dilaksanakan secara jelas

dan tegas.

Hal senada dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko (1995) bahwa
terdapat empat tahap dalam perencanaan, yaitu : (a) menetapkan
tujuan atau serangkaian tujuan; (b) merumuskan keadaan saat ini;
(c) mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan; (d)
mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian tujuan. Pada bagian lain, Indriyo Gito Sudarmo dan
Agus Mulyono (1996) mengemukakan bahwa atas dasar luasnya
cakupan masalah serta jangkauan yang terkandung dalam suatu
perencanaan, maka perencanaan dapat dibedakan dalam tiga
bentuk, yaitu : (1) rencana global yang merupakan penentuan
tujuan secara menyeluruh dan jangka panjang, (2) rencana
strategis merupakan rencana yang disusun guna menentukan
tujuan-tujuan kegiatan atau tugas yang mempunyai arti strategis
dan mempunyai dimensi jangka panjang, dan (3) rencana
operasional yang merupakan rencana kegiatan-kegiatan yang
berjangka pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka
panjang, baik dalam perencanaan global maupun perencanaan
strategis.

Perencanaan strategik akhir-akhir ini menjadi sangat penting
sejalan dengan perkembangan lingkungan yang sangat pesat dan
sangat sulit diprediksikan, seperti perkembangan teknologi yang
sangat pesat, pekerjaan manajerial yang semakin kompleks, dan
percepatan perubahan lingkungan eksternal lainnya.

Pada bagian lain, T. Hani Handoko memaparkan secara ringkas
tentang langkah-langkah dalam penyusunan perencanaan
strategik, sebagai berikut:

a)   . Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan

umum tentang misi, falsafah dan tujuan. Perumusan misi dan
tujuan ini merupakan tanggung jawab kunci manajer puncak.
Perumusan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan
manajer. Nilai-nilai ini dapat mencakup masalah-masalah
sosial dan etika, atau masalah-masalah umum seperti macam
produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara
pengoperasian perusahaan.

b)   . Pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan

kondisi internal dan kemampuan perusahaan dan merupakan
hasil analisis internal untuk mengidentifikasi tujuan dan
strategi sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas
sumber daya -sumber daya perusahaan yang tersedia. Profil
perusahaan menunjukkan kesuksesan perusahaan di masa
lalu dan kemampuannya untuk mendukung pelaksanaan
kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian
tujuan di masa yang akan datang.

c)         . Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk
mengidentifikasi cara-cara dan dalam apa perubahan-
perubahan lingkungan dapat mempengaruhi organisasi.
Disamping itu, perusahaan perlu mengidentifikasi lingkungan
lebih khusus, seperti para penyedia, pasar organisasi, para
pesaing, pasar tenaga kerja dan lembaga-lembaga keuangan,
di mana kekuatan-kekuatan ini akan mempengaruhi secara
langsung operasi perusahaan.

Meski pendapat di atas lebih menggambarkan perencanaan
strategik dalam konteks bisnis, namun secara esensial konsep
perencanaan strategik ini dapat diterapkan pula dalam konteks
pendidikan, khususnya pada tingkat persekolahan, karena memang
pendidikan di Indonesia dewasa ini sedang menghadapi berbagai
tantangan internal maupun eksternal, sehingga membutuhkan
perencanaan yang benar-benar dapat menjamin sustanabilitas
pendidikan itu sendiri.

2.       Pengorganisasian (organizing)

Fungsi manajemen berikutnya adalah pengorganisasian
(organizing). George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa :

"Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-
hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga
mereka dapat bekerja sama secara efisien, dan memperoleh
kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu, dalam
kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran
tertentu”.

Lousie E. Boone dan David L. Kurtz (1984) mengartikan
pengorganisasian : "... as the act of planning and implementing
organization structure. It is the process of arranging people and physical
resources to carry out plans and acommplishment organizational
obtective”.

Dari kedua pendapat di atas, dapat dipahami bahwa
pengorganisasian pada dasarnya merupakan upaya untuk
melengkapi rencana-rencana yang telah dibuat dengan susunan
organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan
dalam pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas
siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.

Berkenaan dengan pengorganisasian ini, Hadari Nawawi (1992)
mengemukakan beberapa asas dalam organisasi, diantaranya
adalah : (a) organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian
satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan; (b) pengelompokan
satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja; (c)
organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung
jawab; (d) organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol; (e)
organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan (f) organisasi
harus fleksibel dan seimbang. Ernest Dale seperti dikutip oleh T.
Hani Handoko mengemukakan tiga langkah dalam proses
pengorganisasian, yaitu : (a) pemerincian seluruh pekerjaan yang
harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi; (b)
pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang
logik dapat dilaksanakan oleh satu orang; dan (c) pengadaan dan
pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan
pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan
harmonis.

3.         Pelaksanaan (actuating)

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan
(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama.
Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak
berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen,

sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan
yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa
actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota
kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran
anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota
itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. Dari pengertian
di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk
menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui
berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan
dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran,
tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating)
ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk
mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu
mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan
manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem
pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4)
tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan
dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

4.         Pengawasan (controlling)

Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak
kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu,
tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini,
Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan
tentang pengawasan sebagai :         the process by which manager

determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T.
Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di
dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa :
"Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan - tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi
yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien
dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang
berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan
sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi
tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak
penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan
untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani
Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
(a) penetapan standar pelaksanaan; (b) penentuan pengukuran
pelaksanaan kegiatan; (c) pengukuran pelaksanaan kegiatan
nyata; (d) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar
dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan (e)
pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling
kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan
apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian,
proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara
berbagai fungsi manajemen. Dalam perspektif persekolahan, agar
tujuan pendidikan di sekolah dapat tercapai secara efektif dan
efisien, maka proses manajemen pendidikan memiliki peranan
yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu
sistem yang di dalamnya melibatkan berbagai komponen dan
sejumlah kegiatan yang perlu dikelola secara baik dan tertib.
Sekolah tanpa didukung proses manajemen yang baik, boleh jadi
hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang
pada gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai
secara semestinya.

Dengan demikian, setiap kegiatan pendidikan di sekolah harus
memiliki perencanaan yang jelas dan realisitis, pengorganisasian
yang efektif dan efisien, pengerahan dan pemotivasian seluruh
personil sekolah untuk selalu dapat meningkatkan kualitas
kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.

2.4. Bidang Kegiatan Pendidikan

Berbicara tentang kegiatan pendidikan, di bawah ini beberapa
pandangan dari para ahli tentang bidang-bidang kegiatan yang menjadi
wilayah garapan manajemen pendidikan. Ngalim Purwanto (1986)
mengelompokkannya ke dalam tiga bidang garapan yaitu :

1.        Administrasi material, yaitu kegiatan yang menyangkut bidang-
bidang materi/ benda-benda, seperti ketatausahaan sekolah,
administrasi keuangan, gedung dan alat-alat perlengkapan sekolah
dan lain-lain.

2.        Administrasi personal,      mencakup   di dalamnya         administrasi

personal guru dan pegawai sekolah, juga administrasi murid.
Dalam hal ini masalah kepemimpinan dan supervisi atau
kepengawasan memegang peranan yang sangat penting.

3.        Administrasi kurikulum, seperti tugas mengajar                  guru-guru,

penyusunan sylabus atau rencana pengajaran tahunan, persiapan
harian dan mingguan dan sebagainya.

Hal serupa dikemukakan pula oleh M. Rifa’i (1980) bahwa bidang-bidang
administrasi pendidikan terdiri dari:

1.        Bidang kependidikan atau bidang        edukatif, yang     menyangkut

kurikulum, metode dan cara mengajar, evaluasi dan sebagainya.

2.        Bidang personil, yang       mencakup   unsur-unsur manusia yang

belajar, yang mengajar, dan personil lain yang berhubungan
dengan kegiatan belajar mengajar.

3.        Bidang alat dan keuangan, sebagai alat-alat pembantu untuk
melancarkan siatuasi belajar mengajar dan untuk mencapai tujuan
pendidikan sebaik-baiknya.

Sementara itu, Thomas J. Sergiovani sebagimana dikutip oleh Uhar
Suharsaputra (2002) mengemukakan delapan bidang administrasi
pendidikan, mencakup : (1) instruction and curriculum development; (2)
pupil personnel; (3) community school leadership; (4) staff personnel; (5)
school plant; (6) school trasportation; (7) organization and structure dan
(8) School finance and business management.

Di lain pihak, Direktorat Pendidikan Menengah Umum Depdiknas (1999)
telah menerbitkan buku Panduan Manajemen Sekolah, yang didalamnya
mengetengahkan bidang-bidang kegiatan manajemen pendidikan,
meliputi: (1) manajemen kurikulum; (2) manajemen personalia; (3)
manajemen kesiswaan; (4) manajemen keuangan; (5) manajemen
perawatan preventif sarana dan prasarana sekolah.

Dari beberapa pendapat di atas, agaknya yang perlu digarisbawahi yaitu
mengenai bidang administrasi pendidikan yang dikemukakan oleh
Thomas J. Sergiovani. Dalam konteks pendidikan di Indonesia saat ini,
pandangan Thomas J. Sergiovani kiranya belum sepenuhnya dapat
dilaksanakan, terutama dalam bidang school transportation dan business
management. Dengan alasan tertentu, kebijakan umum pendidikan
nasional belum dapat menjangkau ke arah sana. Kendati demikian,
dalam kerangka peningkatkan mutu pendidikan, ke depannya pemikiran
ini sangat menarik untuk diterapkan menjadi kebijakan pendidikan di
Indonesia.

Merujuk kepada kebijakan Direktorat Pendidikan Menengah Umum
Depdiknas dalam buku Panduan Manajemen Sekolah, berikut ini akan
diuraikan secara ringkas tentang bidang-bidang kegiatan pendidikan di
sekolah, yang mencakup:

1.         Manajemen kurikulum

Manajemen kurikulum merupakan subtansi manajemen yang
utama di sekolah. Prinsip dasar manajemen kurikulum ini adalah
berusaha agar proses pembelajaran dapat berjalan dengan baik,
dengan tolok ukur pencapaian tujuan oleh siswa dan mendorong
guru untuk menyusun dan terus menerus menyempurnakan
strategi pembelajarannya. Tahapan manajemen kurikulum di
sekolah dilakukan melalui empat tahap : (a) perencanaan; (b)
pengorganisasian dan koordinasi; (c) pelaksanaan; dan (d)
pengendalian.

Dalam konteks Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), Tita
Lestari (2006) mengemukakan tentang siklus manajemen kurikulum
yang terdiri dari empat tahap :

1.         Tahap perencanaan; meliputi langkah-langkah sebagai : (1)
analisis kebutuhan; (2) merumuskan dan menjawab
pertanyaan filosofis; (3) menentukan disain kurikulum; dan (4)
membuat rencana induk (master plan): pengembangan,
pelaksanaan, dan penilaian.

2.         Tahap pengembangan; meliputi langkah-langkah : (1)
perumusan rasional atau dasar pemikiran; (2) perumusan visi,
misi, dan tujuan; (3) penentuan struktur dan isi program; (4)
pemilihan dan pengorganisasian materi; (5) pengorganisasian
kegiatan pembelajaran; (6) pemilihan sumber, alat, dan
sarana belajar; dan (7) penentuan cara mengukur hasil
belajar.

3.         Tahap implementasi atau pelaksanaan;meliputi langkah-
langkah: (1) penyusunan rencana dan program pembelajaran
(Silabus, RPP: Rencana Pelaksanaan Pembelajaran); (2)
penjabaran materi (kedalaman dan keluasan); (3) penentuan
strategi dan metode pembelajaran; (4) penyediaan sumber,
alat, dan sarana pembelajaran; (5) penentuan cara dan alat
penilaian proses dan hasil belajar; dan (6) setting lingkungan
pembelajaran

4.         Tahap penilaian; terutama dilakukan untuk melihat
sejauhmana kekuatan dan kelemahan dari kurikulum yang
dikembangkan, baik bentuk penilaian formatif maupun
sumatif. Penilailain kurikulum dapat mencakup Konteks, input,
proses, produk (CIPP) : Penilaian konteks: memfokuskan
pada pendekatan sistem dan tujuan, kondisi aktual, masalah-
masalah dan peluang. Penilaian Input: memfokuskan pada
kemampuan sistem, strategi pencapaian tujuan, implementasi
design dan cost benefit dari rancangan. Penilaian proses
memiliki fokus yaitu pada penyediaan informasi untuk
pembuatan keputusan dalam melaksanakan program.
Penilaian product berfokus pada mengukur pencapaian
proses dan pada akhir program (identik dengan evaluasi
sumatif).

2.         Manajemen Kesiswaan

Dalam manajemen kesiswaan terdapat empat prinsip dasar, yaitu :
(a) siswa harus diperlakukan sebagai subyek dan bukan obyek,
sehingga harus didorong untuk berperan serta dalam setiap
perencanaan dan pengambilan keputusan yang terkait dengan
kegiatan mereka; (b) kondisi siswa sangat beragam, ditinjau dari
kondisi fisik, kemampuan intelektual, sosial ekonomi, minat dan
seterusnya. Oleh karena itu diperlukan wahana kegiatan yang
beragam, sehingga setiap siswa memiliki wahana untuk
berkembang secara optimal; (c) siswa hanya termotivasi belajar,
jika mereka menyenangi apa yang diajarkan; dan (d)
pengembangan potensi siswa tidak hanya menyangkut ranah
kognitif, tetapi juga ranah afektif, dan psikomotor.

3.         Manajemen personalia

Terdapat empat prinsip dasar manajemen personalia yaitu : (a)
dalam mengembangkan sekolah, sumber daya manusia adalah
komponen paling berharga; (b) sumber daya manusia akan
berperan secara optimal jika dikelola dengan baik, sehingga
mendukung tujuan institusional; (c) kultur dan suasana organisasi
di sekolah, serta perilaku manajerial sekolah sangat berpengaruh
terhadap pencapaian tujuan pengembangan sekolah; dan (d)
manajemen personalia di sekolah pada prinsipnya mengupayakan
agar setiap warga dapat bekerja sama dan saling mendukung
untuk mencapai tujuan sekolah.

Disamping faktor ketersediaan sumber daya manusia, hal yang
amat penting dalam manajamen personalia adalah berkenaan
penguasaan kompetensi dari para personil di sekolah. Oleh karena
itu, upaya pengembangan kompetensi dari setiap personil sekolah
menjadi mutlak diperlukan.

4.         Manajemen keuangan

Manajemen keuangan di sekolah terutama berkenaan dengan kiat
sekolah dalam menggali dana, kiat sekolah dalam mengelola dana,
pengelolaan keuangan dikaitkan dengan program tahunan sekolah,
cara mengadministrasikan dana sekolah, dan cara melakukan
pengawasan, pengendalian serta pemeriksaan.

Inti dari manajemen keuangan adalah pencapaian efisiensi dan
efektivitas. Oleh karena itu, disamping mengupayakan ketersediaan
dana yang memadai untuk kebutuhan pembangunan maupun
kegiatan rutin operasional di sekolah, juga perlu diperhatikan faktor
akuntabilitas dan transparansi setiap penggunaan keuangan baik
yang bersumber pemerintah, masyarakat dan sumber-sumber
lainnya.

5.         Manajemen perawatan preventif sarana dan prasana sekolah

Manajemen perawatan preventif sarana dan prasana sekolah
merupakan tindakan yang dilakukan secara periodik dan terencana
untuk merawat fasilitas fisik, seperti gedung, mebeler, dan
peralatan sekolah lainnya, dengan tujuan untuk meningkatkan
kinerja, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan

dan menetapkan biaya efektif perawatan sarana dan pra sarana
sekolah.

Dalam manajemen ini perlu dibuat program perawatan preventif di
sekolah dengan cara pembentukan tim pelaksana, membuat daftar
sarana dan pra saran, menyiapkan jadwal kegiatan perawatan,
menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan
pada masing-masing bagian dan memberikan penghargaan bagi
mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan sekolah
dalam rangka meningkatkan kesadaran merawat sarana dan
prasarana sekolah. Sedangkan untuk pelaksanaannya dilakukan:
pengarahan kepada tim pelaksana, mengupayakan pemantauan
bulanan ke lokasi tempat sarana dan prasarana, menyebarluaskan
informasi tentang program perawatan preventif untuk seluruh warga
sekolah, dan membuat program lomba perawatan terhadap sarana
dan fasilitas sekolah untuk memotivasi warga sekolah.

2.5.    Rangkuman

Setiap sekolah perlu memiliki program tahunan yang logis dan
proporsional, artinya program yang dapat dicapai minimal pada satu
tahun. Dengan adanya program, maka kegiatan-kegiatan akan terarah
sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen. Program kegiatan sekolah
mengacu pada kurikulum yang berlaku, disamping juga Surat-Surat
Keputusan Kepala Dinas Pendidikan. Dengan demikian program
tahunan ini disusun dengan menggunakan acuan-acuan dasar hukum.
Membuat action plan atau rencana aksi adalah langkah awal yang
mutlak dilakukan jika kita ingin melakukan perubahan. Yang dimaksud
dengan Action Plan adalah aktivitas kerja baru yang belum pernah
dilakukan sebelumnya yang merupakan jawaban atas permasalahan
sosial yang terjadi.

Pembuatan Action Plan perlu memperhatikan 5 (lima) kriteria yaitu
SMART ^[2] . Yakni Specific, Measurable, Achieveable, Realistic,
Timebound. Terdapat beberapa masalah besar dari suatu organisasi

2

Sumber : https://gurukreatif.wordpress.com/2013/09/12/panduan-membuat-action-plan-di-sekolah/

yang perlu menjadi perhatian serius dalam menerapkan action plan yang
direncanakan. Dalam lingkungan sekolah penyusunan action plan ini
menjadi hal yang harus menjadi perhatian serius dari manajemen
sekolah supaya lebih mudah mencapai visi dan misi organisasinya.
Selanjutnya dalam proses penyusunan, pelaksanaan dan monitoring dan
evaluasi action plan pihak manajemen sekolah harus mengacu pada
prinsip-prinsip manajemen modern serta harus pula memperhatikan
kibijakan-kebijakan pemerintah di bidang pendidikan baik pemerintah
pusat maupun daerah.

2.6.    Latihan Soal

1.         Jelaskan apa yang dimaksud dengan action plan! Serta kriteria apa
saja yang perlu menjadi perhatian dalam menyusun action plan?

2.         Sebutkan 2 (dua) masalah terbesar dari suatu organisasi dalam
menjalankan suatu action plan yang telah disusun!

3.         Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) bidang/wilayah garapan manajemen
pendidikan menurut Ngatimin Purwanto?

2.7.    Jawaban Soal

1.        Yang dimaksud dengan Action Plan adalah aktivitas kerja baru yang
belum pernah dilakukan sebelumnya yang merupakan jawaban atas
permasalahan sosial yang terjadi.

Pembuatan Action Plan perlu memperhatikan 5 (lima) kriteria yaitu

o

SMART ^[3] . Yakni Specific, Measurable, Achieveable, Realistic,
Timebound.

2.         Masalah terbesar dari suatu organisasi/perusahaan dalam
menjalankan suatu action plan adalah:

1.        Kekurangpahaman akan konsep tersebut di atas, tidak ada
pemisahaan antara pekerjaan rutin dengan action plan.

2.        Banyak organisasi/perusahaan yang terjebak dengan
rutinitas, sehingga tidak ada waktu untuk mengerjakan suatu

action plan. Organisasi/ Perusahaan terjebak dengan rutinitas

dikarenakan beberapa hal seperti:

a.        Untuk mengerjakan pekerjaan rutin saja, waktunya
sudah tidak cukup (sudah pulang malam)

b.        Pekerjaan rutin tidak bisa ditunda sedangkan activity
plan bisa ditunda, akhirnya prioritas jatuh pada
pekerjaan rutin

c.         Kurang orang / SDM.

3.         3 (tiga) bidang/wilayah garapan manajemen pendidikan

menurut Ngatimin Purwanto :

1.        Administrasi material, yaitu kegiatan yang menyangkut
bidang-bidang materi/ benda-benda, seperti
ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, gedung
dan alat-alat perlengkapan sekolah dan lain-lain.

2.        Administrasi personal, mencakup di dalamnya
administrasi personal guru dan pegawai sekolah, juga
administrasi murid. Dalam hal ini masalah kepemimpinan
dan supervisi atau kepengawasan memegang peranan
yang sangat penting.

3.        Administrasi kurikulum, seperti tugas mengajar guru-
guru, penyusunan sylabus atau rencana pengajaran
tahunan, persiapan harian dan mingguan dan
sebagainya.

BAB III

BAGAIMANA MEMBUAT ACTION PLAN YANG EFEKTIF

Di sini kita akan membahas secara detail langkah-demi-langkah untuk
membuat rencana tindakan {action plan) yang efektif dengan rencana yang

dirancang dengan baik dan tindakan harian, Anda
dapat mencapai semua tujuan yang Anda siapkan
(sumber: www. net. rajapresentasi-2017)

2.1.    Langkah-langkah membuat action plan.^[4]

1.         Tahu Ke Mana Akan Pergi. Pemimpin yang sukses dan
profesional memahami konsep inti sederhana: jika Anda tidak tahu
ke mana Anda akan pergi, Anda mungkin berakhir di mana saja.

2.         Jadilah Spesifik. Tidak hanya hasil Anda harus spesifik, tetapi
Anda juga harus membuat tujuan serta tugas-tugas atau langkah-
langkah yang akan menggerakkan Anda ke arah penyelesaian
tujuan dengan sangat spesifik.

3.         Buat Milestones (Tonggak Waktu) Terukur. Setelah Anda
memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang Anda akan
selesaikan, serta apa target yang perlu Anda capai sepanjang
rentang waktu atau periode proyek, langkah selanjutnya adalah
membuat tonggak waktu terukur (milestones).

4.         Membuat Daftar. Buat daftar dan garis waktu dari item tindakan
tertentu atau tugas untuk menyelesaikan dan mencapai tonggak
waktu.

5.         Pecah Tugas Besar Menjadi Potongan Kecil yang Lebih Mudah
Dikelola. Beberapa tugas atau tonggak mungkin tampak lebih
menakutkan untuk dicapai daripada yang lain. Maka masuk akal
untuk memecah tugas besar menjadi lebih kecil, potongan-
potongan yang lebih mudah dikelola.

6.        Buat Time-line (Garis-Waktu) pada Segalanya. Tanpa jangka
waktu tertentu dan tenggat waktu, pekerjaan dapat meluas dan
menghabiskan waktu yang diberikan, dan beberapa tugas mungkin
tidak pernah selesai.

7.        Buat Representasi Visual. Setelah Anda membuat item tindakan
Anda dan menetapkan garis waktu spesifik, langkah selanjutnya
adalah membuat beberapa jenis representasi visual dari rencana
Anda. Anda dapat menggunakan flowchart, bagan Gantt,
spreadsheet, atau beberapa jenis lain alat bisnis untuk
melakukannya.

8.        Jadwalkan Pencapaian Anda. Jadikan semua orang yang terlibat,
ambil jadwal atau agenda harian atau ponsel pintar dan jadwalkan
pencapaian mereka.

9.        Jalankan Rencana Kerja Anda dan Tuntaskan. Setelah rencana
Anda terbangun, dibagikan kepada seluruh tim, dan pencapaian
telah dijadwalkan, langkah berikutnya adalah sederhana:
mengambil tindakan harian (daily action) dan tindaklanjuti pihak
yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap orang
melaksanakan bagian mereka.

10.     Ubah Tanggal jika Anda Harus, tapi Jangan Menyerah pada
Goal. Kadang-kadang, keadaan atau kejadian tak terduga dapat
muncul yang menghambat kemampuan Anda untuk memenuhi
tenggat waktu, menyelesaikan tugas dan mencapai tujuan Anda.
Jika ini terjadi, jangan berkecil hati - revisi rencana Anda dan terus
bekerja untuk memenuhi target dan bergerak maju

2.2.    Tips Membuat Action Plan^[5]:

Membuat rencana aksi yang kuat selalu dimulai dengan memiliki tujuan,

visi atau goal yang jelas. Bahkan, rencana aksi dirancang untuk

membawa Anda dari manapun Anda berada sekarang langsung ke

pencapaian tujuan yang Anda tentukan. Berikut adalah beberapa tips
dalam menysusun action plan, sebagai berikut:

1.        Buat tonggak waktu secara mudah dengan memulai dari akhir
(pencapaian tujuan) dan tarik mundur ke belakang hingga keadaan
saat ini.

2.        Gunanya menciptakan tonggak terukur adalah untuk memberikan
Anda dan tim Anda goal dan target yang lebih kecil dan lebih nyata
untuk dikerjakan. Dengan cara ini, akan lebih mudah untuk tetap
fokus dan disemangati oleh hasil yang nyata (terutama jika tujuan
Anda sangat besar).

3.        Tonggak terukur diantaranya termasuk laba bersih atau kotor,
volume penjualan, jumlah unit yang terjual, peluncuran produk
baru, pelatihan karyawan, program insentif, dll.

2.3.    Membuat Action Plan Untuk Sekolah

Sekolah yang efektif mirip dengan guru yang efektif. Keduanya
mengandalkan diri pada rencana-rencana ke depan dan penting untuk
dilaksanakan. Penting atau tidak penting bergantung pada prioritas
setiap sekolah. Sebuah sekolah yang mengedepankan kebutuhan akan
membesarkan potensi siswa dan guru akan melakukan segala cara agar
guru betah dan senang mengajar, sementara murid senang dan rajin
belajar. Sebuah perpaduan yang menarik bukan? Mengandalkan saja
guru supaya ia ikhlas dan rela mengajar tanpa kemauan membina dan
mencukupi sehingga membuat ia loyal dan betah akan membuat guru
frustasi dan ujung-ujungnya akan mempengaruhi mutu pengajaran pada
muridnya.

Ada semacam garis yang bisa ditarik dalam menentukan rencana apa
yang bisa sekolah buat dan lakukan. Tentu saja ada baiknya sekolah
menentukan juga target yang terukur agar bisa mencapainya. Action
plan yang baik mensejajarkan dirinya pada anggaran tiga tahunan dan
perencanaan pelatihan tiga tahunan. Berikut adalah penjelasan singkat
mengenai ‘Action Plan’ di sekolah.

1.        Apa itu ‘Action Plan’?

Sebuah rencana pengembangan sekolah yang dibuat bersama
oleh manajemen sebuah sekolah (yayasan, kepala sekolah dan
perwakilan guru).

2.        Berapa lama jangka waktu ‘Action Plan’ itu?

Tiga tahun paling lama dan satu tahun paling singkat. Dari ‘Action
Plan’ yang berjangka waktu tiga tahun bisa dipecah menjadi per
satu tahun.

3.        Mengapa ‘Action Plan’ diperlukan?

Supaya sekolah sebagai sebuah lembaga bukan menyandarkan
dirinya pada               complain atau keluhan orang tua

siswa/masyarakat baru mau berubah. Supaya sekolah merasa
dirinya mandiri, bebas berpikir merdeka dalam menentukan tujuan-
tujuannya sebagai lembaga pendidikan. Semua level menajemen
dilibatkan dalam pelaksanaannya karena semua hal yang ada di
dalam ‘Action Plan’ menuntut kerja keras dari semua komponen
dalam manajemen sekolah. Supaya sekolah juga bisa mengetahui
sumber daya apa yang mesti disiapkan baik dana, biaya ataupun
pelatihan.

4.        Apa isi ‘Action Plan’

Dalam ‘Action Plan’ yang baik semua hal yang menjadi unsur dari
berkembangannya sebuah sekolah disusun, digolongkan dan
direncanakan pengembangannya.

Adapun hal yang tertera di dalam ‘Action Plan’ adalah;

a.        Area pengembangan. Berisi area apa saja yang mesti di
kembangkan dalam ‘Action Plan’. Biasanya area yang penting
adalah:

1)        Staffing. Membahas rencana apa saja dalam mengembangkan
kemampuan staff dalam hal ini guru yang menjadi aktor utama
perubahan di sekolah.

2)         Hasil pembelajaran atau mutu lulusan yang diharapkan oleh
sekolah. Memaparkan rencana pembaharuan berdasarkan visi dan
misi dalam bidang pengajaran, disiplin, mutu guru, kerja sama
dengan lembaga lain dan semua hal yang akan berdampak pada
mutu lulusan sekolah.

3)         Pelatihan/pengembangan kompetensi guru. Pelatihan apa yang
diperlukan agar guru makin professional dan kreatif dalam
mengajar.

4)         Komunikasi. Sangat penting untuk dibahas dan dikembangkan agar
sekolah punya nuansa professional dan efektif saat berkomunikasi
sesama stake holder (orang tua, guru dan siswa).

5)         Standar akademis. Sebagai sekolah perlu kiranya standar
akademis (kurikulum dll) di tingkatkan dan disesuaikan sehingga
bisa membesarkan potensi siswa dalam perbedaan (diferensiasi).

6)         Pengembangan sumber belajar. Pelayanan terhadap guru perlu
ditingkatkan dalam hal penyediaan sumber dan media belajar
(kertas, alat tulis dan lain sebagainya) agar sekolah bisa
memfasilitasi gurunya agar kreatif.

b.         Karakter. Berisi karakter apa yang ingin sekolah kembangkan
dengan adanya perubahan. Adapun karakter dipilih sesuai
kesepakatan di dalam komunitas sekolah.

c.         Metode atau cara dalam mencapai tujuan. Berisi tindakan atau aksi
apa yang mesti dilakukan untuk mencapai tujuan perubahan.

d.         Pelatihan yang diperlukan. Berisi pelatihan atau riset apa yang
diperlukan dalam mencapai tujuan perubahan.

e.         Jangka waktu. Berisi perkiraan dari bulan apa dimulai dan bulan
apa dianggap akan selesai.

f.          Siapa yang bertanggung jawab (person in charge). Berisi siapa
atau jabatan apa yang akan bertanggung jawab dalam mengelola
dan melaksanakan perubahan yang tertera di ‘Action Plan’.

Jika sekolah anti terhadap perubahan, dijamin sekolah tersebut akan
ditinggal oleh pihak yang selama ini percaya (baik oleh orang tua siswa
dan guru). Perubahan memang memerlukan biaya yang jika
direncanakan akan efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.
Perubahan mesti direncanakan, dibagi rata tanggung jawabnya
berdasarkan kompetensi agar sekolah bisa mempersiapkan generasi
yang bisa hadapi tuntutan jaman.

2.4.    Rangkuman

Ada 10 langkah-langkah yang perlu dijadikan acuan dalam menyusun suatu
action plan supaya action plan yang disusun tersebut efektif dan efisien
diterapkan. Yaitu : Tahu Ke Mana Akan Pergi, Jadilah Spesifik, Buat
Milestones (Tonggak Waktu) Terukur, Membuat Daftar, Pecah Tugas
Besar Menjadi Potongan Kecil yang Lebih Mudah Dikelola, Buat Time-
line (Garis-Waktu) pada Segalanya, Buat Representasi Visual,
Jadwalkan Pencapaian Anda, Jalankan Rencana Kerja Anda dan
Tuntaskan, Ubah Tanggal jika Anda Harus, tapi Jangan Menyerah pada
Goal.

Selanjutnya untuk mempermudah penyusunan action plan perlu
memperhatikan tips penyusunan action plan. Dalam lingkungan
manajemen sekolah maka Action plan yang baik mensejajarkan dirinya
pada anggaran tiga tahunan dan perencanaan pelatihan tiga tahunan.
Hal-hal yang perlu menjadi perhatian dalam menyusun action plan
sekolah adalah : pertama pahami apa itu action plan, kedua berapa lama
jangka waktu action plan itu, ketiga mengapa action plan diperlukab,
keempat apa isi action plan tersebut.

2.5.    Latihan Soal

1.        Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah dalam membuat action
plan!

2.        Sebutkan dan jelaskan tips yang perlu diperhatikan dalam
menyusun action plan!

3.         Mengapa sekolah memerlukan action plan?

2.6.    Jawaban Latihan Soal

1.         Langkah-langkah membuat action plan :

1.         Tahu Ke Mana Akan Pergi. Pemimpin yang sukses dan
profesional memahami konsep inti sederhana: jika Anda tidak
tahu ke mana Anda akan pergi, Anda mungkin berakhir di
mana saja.

2.         Jadilah Spesifik. Tidak hanya hasil Anda harus spesifik,
tetapi Anda juga harus membuat tujuan serta tugas-tugas
atau langkah-langkah yang akan menggerakkan Anda ke arah
penyelesaian tujuan dengan sangat spesifik.

3.         Buat Milestones (Tonggak Waktu) Terukur. Setelah Anda
memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang Anda akan
selesaikan, serta apa target yang perlu Anda capai sepanjang
rentang waktu atau periode proyek, langkah selanjutnya
adalah membuat tonggak waktu terukur (milestones).

4.         Membuat Daftar. Buat daftar dan garis waktu dari item
tindakan tertentu atau tugas untuk menyelesaikan dan
mencapai tonggak waktu.

5.         Pecah Tugas Besar Menjadi Potongan Kecil yang Lebih
Mudah Dikelola. Beberapa tugas atau tonggak mungkin
tampak lebih menakutkan untuk dicapai daripada yang lain.
Maka masuk akal untuk memecah tugas besar menjadi lebih
kecil, potongan-potongan yang lebih mudah dikelola.

6.         Buat Time-line (Garis-Waktu) pada Segalanya. Tanpa
jangka waktu tertentu dan tenggat waktu, pekerjaan dapat
meluas dan menghabiskan waktu yang diberikan, dan
beberapa tugas mungkin tidak pernah selesai.

7.         Buat Representasi Visual. Setelah Anda membuat item
tindakan Anda dan menetapkan garis waktu spesifik, langkah
selanjutnya adalah membuat beberapa jenis representasi
visual dari rencana Anda. Anda dapat menggunakan
flowchart, bagan Gantt, spreadsheet, atau beberapa jenis lain
alat bisnis untuk melakukannya.

8.         Jadwalkan Pencapaian Anda. Jadikan semua orang yang
terlibat, ambil jadwal atau agenda harian atau ponsel pintar
dan jadwalkan pencapaian mereka.

9.         Jalankan Rencana Kerja Anda dan Tuntaskan. Setelah
rencana Anda terbangun, dibagikan kepada seluruh tim, dan
pencapaian telah dijadwalkan, langkah berikutnya adalah
sederhana: mengambil tindakan harian (daily action) dan
tindaklanjuti pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa setiap orang melaksanakan bagian mereka.

10.      Ubah Tanggal jika Anda Harus, tapi Jangan Menyerah
pada Goal. Kadang-kadang, keadaan atau kejadian tak
terduga dapat muncul yang menghambat kemampuan Anda
untuk memenuhi tenggat waktu, menyelesaikan tugas dan
mencapai tujuan Anda. Jika ini terjadi, jangan berkecil hati -
revisi rencana Anda dan terus bekerja untuk memenuhi target
dan bergerak maju

2.        Tips yang perlu diperhatikan dalam menyusun action plan
adalah:

1.         Buat tonggak waktu secara mudah dengan memulai dari akhir
(pencapaian tujuan) dan tarik mundur ke belakang hingga
keadaan saat ini.

2.         Gunanya menciptakan tonggak terukur adalah untuk
memberikan Anda dan tim Anda goal dan target yang lebih
kecil dan lebih nyata untuk dikerjakan. Dengan cara ini, akan
lebih mudah untuk tetap fokus dan disemangati oleh hasil
yang nyata (terutama jika tujuan Anda sangat besar).

3.         Tonggak terukur diantaranya termasuk laba bersih atau kotor,
volume penjualan, jumlah unit yang terjual, peluncuran produk
baru, pelatihan karyawan, program insentif, dll.

3.        Action plan diperlukan oleh sekolah supaya sekolah sebagai
sebuah lembaga bukan menyandarkan dirinya pada complain atau
keluhan orang tua siswa/masyarakat baru mau berubah. Supaya
sekolah merasa dirinya mandiri, bebas berpikir merdeka dalam
menentukan tujuan-tujuannya sebagai lembaga pendidikan. Semua
level menajemen dilibatkan dalam pelaksanaannya karena semua
hal yang ada di dalam ‘Action Plan’ menuntut kerja keras dari
semua komponen dalam manajemen sekolah. Supaya sekolah juga
bisa mengetahui sumber daya apa yang mesti disiapkan baik dana,
biaya ataupun pelatihan.

BAB IV

MEMANFAATKAN PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) DALAM
MENYUSUN ACTION PLAN

4.1.      Pengertian PDCA

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act"
(Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses
pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan
dalam pengendalian kualitas. PDCA dikenal sebagai "siklus Shewhart”,
karena pertama kali dikemukakan oleh Walter Shewhart beberapa
puluh tahun yang lalu. Namun dalam perkembangannya, metodologi
analisis PDCA lebih sering disebut "siklus Deming”. Hal ini karena
Deming adalah orang yang mempopulerkan penggunaannya dan
memperluas penerapannya. Namun, Deming sendiri selalu merujuk
metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart,
yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis.
Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do,
Study, Act") untuk lebih menggambarkan rekomendasinya.Dengan
nama apa pun itu disebut, PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk
melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti.^[6]

CONTINCJOCJS

IMFROVEMENT

Perusahaan memerlukan cara menilai sistem manajemen secara
keseluruhan, dalam arti bagaimana sistem tersebut mempengaruhi
setiap proses dan setiap karyawan serta diperluas pada setiap produk
dan pelayanan. Pengendalian proses pelayanan adalah sebuah
pertanda untuk perbaikan kualitas pelayanan, tetapi hal itu tergantung
pada kesehatan dan vitalitas dari organisasi, kepemimpinan dan
komitmen. Konsep PDCA tersebut merupakan pedoman bagi setiap
manajer untuk proses perbaikan kualitas secara terus menerus tanpa
berhenti tetapi meningkat ke keadaan yang lebih baik dan dijalankan di
seluruh bagian organisasi Pengidentifikasian masalah yang akan
dipecahkan dan pencarian sebab-sebabnya serta penentuan tindakan
koreksinya, harus selalu didasarkan pada fakta. Hal ini dimaksudkan
untuk menghindarkan adanya unsur subyektivitas dan pengambilan
keputusan yang terlalu cepat serta keputusan yang bersifat emosional.
Selain itu, untuk memudahkan identifikasi masalah yang akan
dipecahkan dan sebagai patokan perbaikan selanjutnya, perusahaan
harus menetapkan standar pelayanan.

Kualitas saat ini sudah tidak lagi diartikan sebagai sebuah pengertian
tradisional dimana kualitas hanya dipahami sebagai pemenuhan
terhadap suatu persyaratan, melainkan dikaitkan sebagai suatu produk
atau hasil yang dapat memuaskan konsumen dan memajukan suatu
organisasi atau perusahaan. Ketika suatu organisasi atau perusahaan
dibangun, berbagai tahapan atau proses harus dilalui, seperti
perencanaan (planning), pelaksanaan/ kerjakan (do), pengontrolan,
pengawasan, tidak luput dari sebuah penjagaan kualitas agar dapat
menghasilkan output yang optimal. Tahapan dalam penjagaan sebuah
kualitas agar tetap berada pada standar yang telah ditetapkan, menjadi
sebuah penekanan terpenting dalam keberlangsungan hidup sebuah
organisasi/ perusahaan. Tahapan tersebut diantaranya adalah :
perencanaan dimana diperlukan sebuah prosedur perencanaan
kualitas, tahap pelaksanaan diperlukan sebuah jaminan kualitas, tahap
evaluasi diperlukan sebuah pengontrolan terhadap kualitas, dan tahap

penjagaan serta pengembangan mutu. Untuk menciptakan sebuah
produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan konsumen, tidak
harus mengeluarkan biaya yang lebih besar. Maka dari itu, diperlukan
sebuah program peningkatan kualitas yang baik, yaitu misalnya dengan
menerapkan program PDCA (Plan, Do, Check, Act).^[7]

4.2.      Manfaat PDCA

PDCA seringkali dipergunakan dalam kegiatan KAIZEN dan DMAIC
dipergunakan pada aktivitas LEAN SIX SIGMA. PDCA sangatlah cocok
untuk dipergunakan untuk skala kecil kegiatan continues improvement
pada memperpendek siklus kerja, menghapuskan pemborosan di
tempat kerja dan produktivitas. Sementara DMAIC akan lebih powerfull
dalam hal menghilangkan varian output, kestabilan akan mutu, improve
yield, situasi yang lebih komplek, struktur penghematan biaya, dan
efektivitas organisasi bisnis.

Manfaat dari PDCA antara lain :

1.    Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari
sebuah unit organisasi;

2.      Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di

sebuah organisasi;

3.    Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan
dengan pola yang runtun dan sistematis;

4.    Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka
memperpendek alur kerja;

5.    Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan
produktivitas.

4.3.      Proses PDCA

Di dalam ilmu manajemen, ada konsep problem solving yang bisa
diterapkan di tempat kerja kita yaitu menggunakan pendekatan P-D-C-
A sebagai proses penyelesaian masalah. Dalam bahasa pengendalian
kualitas, P-D-C-A dapat diartikan sebagai proses penyelesaian dan
pengendalian masalah dengan pola runtun dan sistematis. Secara
ringkas, Proses PDCA dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.          P (Plan = Rencanakan)

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan
PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang
sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini
harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.

a.         Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran
dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak
beres kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk
memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan,
antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan
kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai
dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari
awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada
peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan
yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah
akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses
yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai
dengan spesifikasi.

b.        Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/
atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan
dan perbaikan.

c.         Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

2.          D (Do = Kerjakan)

Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah
ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah
ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus
benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda
pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti
pekerjaan akan bertambah banyak..

a.        Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan
rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau
proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba).

b.        Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang
direncanakan.

3.     C (Check = Evaluasi)

Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES
serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa
yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang
ada atau masih ada kekurangan.

a.        Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap
sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.

b.        Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan,
yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil
terhadap sasaran dan spesifikasi.

c.         Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila
masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah
rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika
gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil,
dilakukan rutinitas.

d.        Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai
dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.

4.     A (Act = Menindaklanjuti)

Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan
PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika
ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau
belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya.
Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih
jauh ke proses perbaikan selanjutnya.

a.        Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang
diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan
memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum
implementasi berikutnya.

b.        Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi
perubahan, seperti mempertimbangkan area mana saja
yang mungkin diterapkan, merevisi proses yang sudah
diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan
kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada seluruh
staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan
apabila diperlukan, mengembangkan rencana yang jelas,
dan mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga perlu
memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan
pengendalian proses secara teratur.

Dalam Model Proses ISO 9001, manajemen suatu organisasi
setelah memahami persyaratan-persyaratan Sistem Manajemen
Mutu, selanjutnya melakukan tahap-tahap sebagai berikut :

1.	Menetapkan komitmennya untuk melaksanakan sistem
	manajemen mutu;
2.	Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu;
3.	Melakukan penetapan dan pendelegasian	tugas dan
	wewenang;
4.	Menunjuk wakil manajemen yang bertugas	mengawasi
	pelaksanaan sistem manajemen mutu;
5.	Melakukan tinjauan manajemen.

Tanggung jawab manajemen tersebut merupakan Proses
Perencanaan (plan), dan organisasi harus memenuhi proses ini
terlebih dahulu dalam memulai suatu sistem manajemen mutu,
barulah kemudian menetapkan dokumentasi-dokumentasi yang
diperlukan untuk kelengkapan proses ini. Yang dimaksud
manajemen disini adalah manajemen puncak suatu organisasi/
perusahaan seperti Presiden Direktur, Direktur, General Manager,
atau fungsi yang mengatur jalannya organisasi secara integral.

Proses berikutnya yang juga merupakan Proses Perencanaan
(plan) adalah Pengelolaan Sumber Daya, dimana organisasi
menetapkan sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk
melaksanakan sistem manajemen mutu dan memenuhi
persyaratan pelanggan. Sumber daya tersebut berupa :

1.         Sumber daya manusia (karyawan);

2.         Infrastruktur (bangunan);

3.         Peralatan proses;

4.         Alat transportasi;

5.         Komunikasi dan lingkungan kerja.

Pada tahap selanjutnya, organisasi harus melaksanakan (do)
perencanaan-perencanaan yang telah ditetapkan dalam proses
Realisasi Produk. Pada proses ini yang dilakukan organisasi
adalah:

1.         Menetapkan semua kebutuhan untuk membuat proses;

2.         Melakukan kegiatan verifikasi, validasi, monitor, inspeksi;

3.        Pengujian yang dibutuhkan untuk kriteria penerimaan
produk;

4.        Komunikasi dengan pelanggan, kegiatan desain
dan pengembangan, pembelian, kegiatan pengendalian
perlengkapan produksi dan pelayanan, pengendalian alat
ukur, dan lain sebagainya.

Dengan kata lain, semua kegiatan operasional suatu perusahaan
merupakan bagian dari proses Realisasi Produk dalam ISO
9001:2000. Pada tahapan ini, Persyaratan Pelanggan merupakan
input bagi proses sedangkan outputnya adalah Kepuasan
Pelanggan.

Setelah proses implementasi (do) dijalankan, maka proses
berikutnya adalah pemeriksaan (check) hasil-hasil yang diperoleh
dan penetapan tindakan (act) yang diperlukan untuk perbaikan.
Pada proses ini :

1.         Organisasi memonitor dan mengukur kepuasan pelanggan;

2.         Melakukan audit mutu internal (internal quality audit);

3.         Memonitor dan mengukur proses-proses dan produk;

4.        Melakukan pengendalian terhadap ketidaksesuaian (non
conformity) yang terjadi;

5.        Menganalisa semua data yang diperoleh termasuk
kecenderungan proses-proses;

6.         Kemudian melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.

Hasil dari proses ini kemudian digunakan sebagai input bagi
proses perencanaan selanjutnya. Keempat proses di atas, Plan-
Do-Check-Act (PDCA) merupakan satu siklus yang tidak terputus
dan saling berinteraksi satu sama lain. Siklus PDCA sudah
seharusnya digunakan untuk meningkatkan sistem manajemen
mutu (kinerja organisasi) secara terus menerus. Jadi PDCA
merupakan proses yang kontinu dan berkesinambungan. Jika
produk sudah sesuai dengan mutu yang direncanakan maka
proses tersebut dapat dipergunakan di masa mendatang.
Sebaliknya, jika hasilnya belum sesuai dengan yang
direncanakan, maka prosedur tersebut harus diperbaiki atau
diganti di masa mendatang. Dengan demikian, proses
sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act, tetapi merupakan
proses yang kontinu dan berkesinambungan sehingga kembali
lagi pada langkah pertama dan seterusnya. (Sumber : Hendra
Poerwanto G)

Dalam membuat Action Plan, seorang pemimpin perlu menggunakan
teknik mengumpulkan data dan informasi vital, termasuk teknik
menyusun langkah-langkah intervensi. Dewasa ini terdapat sejumlah
model analisa Manajemen yang lazim dipergunakan. Model-model
tersebut antara lain adalah:

1.            Force Field Analysis (1951)

2.            Leavitt’s Model (1965)

3.            Likert System Analysis (1967)

4.            Open Systems Theory (1966)

5.            Weisbord’s Six-Box Model (1976)

6.            Congruence Model for Organization Analysis (1977)

7.            McKinsey 7S Framework (1981 -82)

8.            Tichy’s Technical Political Cultural (TPC) Framework (1983)

9.            High-Performance Programming   (1984)

10.         Diagnosing Individual and Group   Behavior (1987)

11.         Burke-Litwin Model of Organizational Performance & Change
(1992)

12.         Falletta’s Organizational Intelligence Model (2008)

Model-model analisa manajemen di atas hanyalah sekian dari beberapa
model yang ada. Tentu masih banyak model-model yang lain. Dalam
Diklat Manajemen Sekolah, model-model analisa organisasi tersebut
tidak dipelajari secara spesifik, namun peserta dapat belajar mandiri atau
berkonsultasi dengan pihak yang menguasai penggunaan model-model
tersebut.

a. Identifikasi Masalah Kondisi Yang diharapkan Kondisi Saat Ini Gap ( Masalah)

Dari identifikasi masalah diatas dapat ditentukan prioritas masalah
Utama dengan menggunakan analisa USG sebagai berikut :

ANALISA USG

MASALAH	KRITERIA			TOTAL	PERINGKAT
	U	S	G
Masalah A	3	3	5	11	IV
Masalah B	2	5	5	12	III
Masalah C	4	4	5	13	II
Masalah D	5	5	5	15	I

Keterangan :

5	: Sangat Tinggi	U	: Urgency (Kepentingan)
4	: Tinggi	S	: Seriousness (Keseriusan)
3	: Cukup	G	: Growth (Pertumbuhan )
2	: Kurang
1	: Sangat Kurang

ANALISA POHON MASALAH

W B/

 

SEBAB

MASALAH

UTAMA

 

5.        Contoh Ruang lingkup.

Ruang Lingkup Action ini melingkupi budaya sekolah sehat yaitu sehat di
dalam sekolah, baik di ruang kelas, ruang guru, ruang kepala sekolah,
dan ruang lainnya, sehat di luar sekolah; halaman, kebun, kantin, tempat
sepeda dll, serta sehat bersih di luar lingkungan sekolah dengan radius
500 m2.

Contoh membuat Tujuan :

1.        TUJUAN JANGKA PENDEK ( 2 Bulan)

•           Rapat koordinasi antara Kepala Sekolah, Kepala UPT PPD

Kecamatan, Pengawas Sekolah, dan Guru tentang proyek Gerakan
Pembudayaan Sekolah Sehat sebagai Upaya Penanggulangan
Vandalisme di Sekolah.......... Jakarta Utara.

•           Pembentukan Tim proyek Gerakan Pembudayaan Sekolah Sehat

sebagai Upaya Penanggulanagan Vandalisme di Sekolah................

Jakarta Utara.

•           Penyususnan rencana kerja tim proyek Gerakan Pembudayaan
Sekolah Sehat sebagai Upaya Penanggulanagan Vandalisme di
Jakarta Timur.

•           Pelaksanaan Pengecatan tembok sekolah akibat corat-coret secara
partisipatif oleh Tim (Guru, Murid, Komite dan Kelurahan ) proyek
Gerakan Pembudayaan Sekolah Sehat sebagai Upaya

Penanggulanagan Vandalisme di Sekolah............. Jakarta Utara.(

Untuk 1 Sekolah ).

•           Pembinaan Gerakan Pembudayaan Sekolah Sehat sebagai Upaya

Penanggulanagan Vandalisme di Sekolah............. Jakarta Utara,

kepada seluruh stakeholder melalui Desiminasi Informasi.

•           dst..

2.         JANGKA MENENGAH ( 6 Bulan - 1 Tahun)

• Pengesahan dokumen komitmen tentang proyek Gerakan
Pembudayaan Sekolah Sehat sebagai Upaya Penanggulanagan
Vandalisme di Sekolah......... Jakarta Timur oleh semua sektor.

•           Penyususunan draft Peraturan ............................ tentang Gerakan

Pembudayaan Sekolah Sehat di Wilayah Jakarta Timur.

•           Diskusi terarah finalisasi Peraturan .....................  tentang Gerakan

Pembudayaan Sekolah Sehat di Jakarta Timur.

•           Pelaksanaan Pengecatan/Pembersihan tembok sekolah akibat
corat-coret secara partisipatif oleh Tim (Guru, Murid, Komite dan
Kelurahan ) proyek Gerakan Pembudayaan Sekolah Sehat sebagai

Upaya Penanggulanagan Vandalisme di Sekolah............... Jakarta

Utara.( Untuk 3 Sekolah ). dst

3.         JANGKA PANJANG ( > 1 Tahun)

•           Pengesahan Peraturan ................................  tentang Gerakan

Pembudayaan Sekolah Sehat di Kabupaten Bantul.

•           Penyusunan petunjuk teknis pelaksanaan Gerakan Pembudayaan

Sekolah Sehat di...................

•           Sosialisasi Peratutan ...........................  tentang Gerakan Sekolah

Sehat di Jakarta Timur kepada masyarakat.

•           Pelaksanaan Pengecatan tembok sekolah secara partisipatif oleh

Tim (Guru, Murid, Komite dan Kelurahan ) proyek Gerakan
Pembudayaan Sekolah Sehat sebagai Upaya Penanggulanagan
Vandalisme di Sekolah......... Jakarta Utara.( Untuk 10 Sekolah ).

•           Memberi ruang/Wadah kreatifitas untuk menyalurkan aspiratif siswa
dalam melukis atau menuangkan ide/gagasan.

SISTEMATIKA PENULISAN

DAFTAR ISI
Halaman Judul

Lembar Pengesahan.........................................

Kata Pengantar..................................................

Daftar Isi..............................................................

Daftar Lampiran.................................................

BAB - I PENDAHULUAN

A.        Latar Belakang

B.        Tujuan dan Manfaat

C.        Ruang Lingkup dan Pengertian

D.        Metode Pengumpulan Data

BAB - II DESKRIPSI SINGKAT ORGANISASI

A.        Profil Organisasi

B.        Visi, Misi dan Tujuan Organisasi

C.        Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi

D.        Tugas Pokok dan Fungsi Individu

E.        Keadaan Tempat Kerja Saat ini dan Yang Diharapkan

BAB - III MASALAH DAN PEMECAHAHANNYA

A.        Identifikasi dan Analisis Masalah

B.        Sumber Daya Pendukung dan Penghambat

C.        Pemecahan Masalah

a.         Rencana Kegiatan (Milestone)

b.         Kriteria Keberhasilan

c.         Jadwal Kegiatan ( Time Schedule )

d.         Tindak Lanjut

BAB - IV PENUTUP

A.        Simpulan

B.        Saran

Daftar Pustaka

A. Format Penulisan

B.       Ketentuan Umum

1.         Kertas yang digunakan adalah kertas A4 70 gram.

2.         Pengetikan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 12.

3.         Jarak pengetikan adalah 1,5 spasi.

4.         Jarak pada setiap halaman di sisi kiri 4 cm, sisi kanan 3 cm, sisi
atas 3 cm dan sisi bawah 3 cm.

5.         Penulisan judul, bab, subbab, sub subbab tidak menggunakan
garis bawah dan tanpa titik.

6.         Pengetikan menggunakan rata kiri dan kanan (justify alignment).

C.       Halaman Judul (Cover)

Halaman judul berisi uraian judul, logo Pemerintah DKI Jakarta , Nama
Judul Action Plan, nama diklat, nomor angkatan diklat, instansi
penyelenggara diklat, lokasi dan tahun penyelenggaraan diklat. Jenis
huruf untuk judul adalah Arial ukuran 18 dan untuk tulisan lain selain
judul adalah Arial ukuran 14 dengan jarak dua spasi.

4.5. Rangkuman

Penyusunan action plan dapat menggunakan teori PDCA sebagai
panduan supaya lebih efisien dan efektif. PDCA, singkatan bahasa
Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak
lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif
yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Manfaat dari PDCA
antara lain : untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung
jawab dari sebuah unit organisasi; sebagai pola kerja dalam perbaikan
suatu proses atau sistem di sebuah organisasi; untuk menyelesaikan
serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan
sistematis; untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka
memperpendek alur kerja; menghapuskan pemborosan di tempat kerja
dan meningkatkan produktivitas.

Ada beberapa model-model analisa manajemen yang dapat dipilih dalam
menyusun action plan antara lain: Force Field Analysis (1951), Leavitt’s
Model (1965), Likert System Analysis (1967), Open Systems Theory
(1966), Weisbord’s Six-Box Model (1976), Congruence Model for
Organization Analysis (1977), McKinsey 7S Framework (1981-82),
Tichy’s Technical Political Cultural (TPC) Framework (1983). High-
Performance Programming (1984), Diagnosing Individual and Group
Behavior (1987), Burke-Litwin Model of Organizational Performance &
Change (1992), dan Falletta’s Organizational Intelligence Model (2008).

Selanjutnya dalam menysusun laporan action plan perlu memperhatikan
sistematika penulisan yang ditentukan oleh pemberi tugas supaya hasil
akhirnya menjadi lebih optimal.

4.6.    Latihan Soal

1.         Jelaskan secara singkat pengertian PDCA!

2.         Apa saja manfaat PDCA dalam rangka penyusunan action plan?

3.         Plan atau Rencanakan adalah salah satu langkah dalam proses
PDCA. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Plan dalam proses
PDCA tersebut!

4.7.    Jawaban Latihan Soal

1.         Pengertian PDCA. PDCA adalah singkatan bahasa Inggris dari
"Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak
lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah
iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. PDCA
dikenal sebagai "siklus Shewhart”, karena pertama kali
dikemukakan oleh Walter Shewhart beberapa puluh tahun yang
lalu. Namun dalam perkembangannya, metodologi analisis PDCA
lebih sering disebut "siklus Deming”. Hal ini karena Deming adalah
orang yang mempopulerkan penggunaannya dan memperluas
penerapannya

2.         Manfaat PDCA dalam rangka penyusunan action plan adalah:

1.         Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung
jawab dari sebuah unit organisasi;

2.         Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem
di sebuah organisasi;

3.         Untuk menyelesaikan           serta mengendalikan             suatu

permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis;

4.         Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka
memperpendek alur kerja;

5.         Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan
meningkatkan produktivitas.

3.        Plan atau Rencanakan adalah salah satu langkah dalam proses
PDCA. Yang dimaksud dengan Plan dalam proses PDCA tersebut
adalah: merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES
apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan
SPESIFIKASI tujuan yang             ditetapkan. PLAN ini              harus

diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.

Dapat dijelaskan lebih detail sebagai berikut:

a.         Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran
dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak
beres kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk
memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan,
antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan
kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai
dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari
awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada
peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan
yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah
akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses
yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan
spesifikasi.

b.         Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/
atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan
dan perbaikan.

c.         Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Rangkaian kegiatan yang telah diuraikan di atas merupakan langkah
teknis untuk menyusun Action Plan saudara. Peserta Diklat manajemen
Sekolah dituntut untuk lebih peka terhadap lingkungan organisasinya.
Sehingga penyusunan Action plan tentang Manajemen Sekolah dapat
member sentuhan INOVASI yang berdaya guna bagi sekolah/institusi
dan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, dalam menyikapi kemajuan
pendidikan era Teknologi digital saat ini.

Oleh karena itu sebagai dasar pelaksanaan action Plan Saudara, ada
beberapa aturan main yang harus dilaksanakan oleh tim saudara
(konsultan perencana, pengawas) seperti: 1). Berusaha memahami apa
goals dari action Plan, jabarkan sampai level yang bisa dikontrol (scope,
time, cost, quality dan risk) oleh semua team Action Plan dalam
implementasi 2). Berikan waktu yang cukup agar perencanaan bisa
dilaksakan dengan baik, ataupun jika waktunya sempit, lakukan team
work dalam mengumpulkan informasi atau tidak dilakukan sendiri oleh
salah satu dari tim Action Plan. 3). Buka komunikasi yang baik, jadikan
team yang solid dengan saling harga menghargai didalam team
(kompetensi maupun pengalaman), jika dalam pelaksanaan ada kendala
bisa cepat teratasi dengan musyawarah. 4). Setelah perencanaan
dilaksanakan, lanjutkan dengan menguji perencanaan tersebut berupa
analisa tentang potensi kegagalan jika proyek dilaksanakan. Analisa
potensi kegagalan itulah yang menggunakan system PLAN-DO-CEK-
ACTION.

Setelah penyusunan Action plan disetujui oleh PENGAWAS SEKOLAH
Masing-masing, dengan membubuhkan tanda tangan dan cap
selanjutnya dapat mengikuti seminar sesuai jadwal yang sudah
ditetapkan penyelenggara Diklat Manajemen Sekolah dan dinyatakan
layak/lulus oleh penguji seminar.

Sebagai bentuk evaluasi pascadiklat akan diadakan program evauasi
sejauh mana action plan saudara sudah diterapkan di sekolah masing-
masing. Dan hasilnya akan dijadikan rekomendasi kepada pimpinan
saudara untuk tindak lanjut.

Selamat menyusun Action Plan yang inovatif dan semoga sucses.

5.2. Tindak Lanjut

Setelah mempelajari modul ini, peserta Diklat Manajemen Sekolah
diharapkan terus menambah dan mengembangkan pemahaman diri
untuk selanjutnya dapat diimplementasikan pada lingkungan tempat
tugas masing-masing dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Dennis Lock, Nigel Farrow. 1983. Hand Book of Management.

Gower Publishing Ltd. New York.

Robbins, S.P.2008. The Truth about Managing People.

Second Edition. Upper Sadle River, New Jersey: Pearson Education, Inc.

Suparman, Atwi. 2001. “Gugus Kendali Mutu Sistem Pendidikan Terbuka dan
Pendidikan Jarak Jauh’. Manajemen (160) : 48—49.Jakarta.

http://tdajaksel.com/membuat-action-plan-yang-efektif/

Panduan Proyek Perubahan-Diklat Pim Tahun 2016.

---

Penyusunan Action Plan

Penyusunan Action Plan

[3]

Sumber : https://gurukreatif.wordpress.com/2013/09/12/panduan-membuat-action-plan-di-sekolah/

^[4]  Sumber : http://www.wikihow.com/Create-an-Effective-Action-Plan

^[5] http ://dokumen.tips/documents/format-dan-contoh-action-plan. html

^[6] Sumber : http://whatis.techtarget.com/defmition/PDCA-plan-do-check-act

Dikutip dari: http://ww.pikiran rakvat.com/cetak/0702/16/otokir/teknologi03.htm